Devriez-vous utiliser les tâches récurrentes dans Microsoft Project?

J'ai récemment reçu un courriel concernant l'utilisation des tâches récurrentes dans Microsoft Project.

La question était: "Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'une tâche récurrente dans Microsoft Project par rapport à la planification des tâches individuelles pour une réunion hebdomadaire?"

. Ma réponse était que je ne les utilisez Voici pourquoi:

Ma préférence va pour éviter les tâches répétitives pour une réunion hebdomadaire à un calendrier de projet. La principale raison est ce sont des tâches de soutien qui ne tombent pas sur le chemin critique d'un projet. Je n'ai jamais manqué une date de lancement ou reporté le lancement parce que je sauté une réunion statut d'équipe lors d'un lancement de projet. Selon la complexité du lancement, vous avez probablement des réunions de suivi tous les jours si pas plusieurs fois au cours d'une journée donnée.

Je préfère configurer mes routines de gouvernance de gestion de projet pour inclure une réunion hebdomadaire à l'aide de Microsoft Outlook ou un système de calendrier d'entreprise. Ajout d'activités récurrentes pour une réunion d'état ne fait qu'ajouter au fardeau administratif et exige que le gestionnaire de projet pour suivre les tâches supplémentaires qui n'ont pas d'impact chemin critique du projet. Si votre organisation a une telle exigence alors une tâche récurrente sera utile dans votre l'utilisation pool de ressources.

Si vous voulez continuer à suivre ces réunions, alors je voudrais créer une section distincte du plan de projet qui ne possède pas toutes les dépendances sur les tâches réelles nécessaires pour effectuer le travail. Dans ce cas, une tâche récurrente qui se produit toutes les semaines à une date donnée est très bien. Certaines organisations tentent de lier chaque heure de chaque jour à leur calendrier du projet.

D'un point de vue administratif, je préfère évaluer les utilisations des ressources disponibles pour chaque ressource (soit 80%) et j'applique que l'utilisation de mon emploi du temps. Souvenez-vous du calendrier du projet est juste un modèle de tâches prévues, alors j'essaie d'estimer le temps le mieux possible. Cependant, je ne veux pas de suivre chaque réunion administrative dans mon emploi du temps.

Je fais ajouter les réunions importantes qui sont nécessaires pour franchir une étape ou à péage à l'horaire que ceux-ci ne représentent sign-off et d'approbation. Obtention client signe d'arrêt avant de lancer une réunion intéressante qui devrait être sur votre chemin critique !

Dites-nous tout de votre avis

Quelle est votre opinion? Comment gérez-vous les réunions d'état dans le calendrier du projet?

N'hésitez pas à m'envoyer un mail avec vos suggestions.

Comment ajouter une tâche périodique dans Microsoft Project

Voici un tutoriel pour ceux d'entre vous qui veulent ajouter une tâche récurrente dans Microsoft Project